ISO 9001 auditointi selkokielellä

ISO 9001 -standardi määrittelee, millainen on toimiva johtamis- ja laadunhallintajärjestelmä. Sertiqon auditoinnissa kyse ei kuitenkaan ole vain siitä, täyttyvätkö standardin vaatimukset – vaan ennen kaikkea siitä, miten organisaation toiminta tukee organisaation omaa strategiaa ja asetettuja tavoitteita.

Me Sertiqolla näemme auditoinnin yhtenä johtamisen työkaluna, joka tuo asiakkaalle konkreettista lisäarvoa: toiminta ja arjen työ tulee näkyväksi, vahvuudet tunnistetaan ja kehityskohteet kytketään suoraan organisaation päämääriin.

Mitä auditoinnissa tarkastellaan – ja miksi se on hyödyllistä?

1. Johto ja strategia

Auditoinnissa tarkastellaan mm.:

• Onko toiminnalle ja laatuun asetetut tavoitteet sekä laatupolitiikka linjassa organisaation strategian kanssa?

Hyöty asiakkaalle:

• Johto saa vahvistuksen siitä, että strategia ei jää juhlapuheisiin, vaan sen toteutumista seurataan säännöllisesti arjen tasolla.
• Varmistetaan, että kaikilla työntekijöillä on yhteinen suunta ja että toiminta tukee pitkän aikavälin tavoitteita ja päämääriä.
• Organisaatio pystyy osoittamaan sidosryhmille, että se toimii johdonmukaisesti ja suunnitelmallisesti.

2. Asiakaskeskeisyys

Auditoinnissa tarkastellaan mm.:

• Onko asiakastarpeet ja asiakaskeskeisyyden vaatimukset identifioitu ja ymmärretty?
• Hyödynnetäänkö saatuja asiakaspalautteita aidosti toiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä?

Hyöty asiakkaalle:

• Asiakaskokemuksesta tulee järjestelmällinen osa toiminnan parantamista kehittämistä.
• Asiakaspalautteet eivät jää irrallisiksi, vaan niitä oikeasti hyödynnetään tavoitteellisesti.
• Tämä johtaa parempaan asiakastyytyväisyyteen, vahvempaan maineeseen ja parhaimmillaan jopa uusiin asiakkuuksiin.

3. Prosessien toimivuus

Auditoinnissa tarkastellaan mm.:

• Onko organisaation keskeiset prosessit tunnistettu, kuvattu ja toimivatko ne suunnitellusti myös arjen työssä?

Hyöty asiakkaalle:

• Prosessit tukevat strategisten tavoitteiden toteutumista (esim. kustannustehokkuus, laatu, vaikuttavuus)
• Selkeä prosessijohtaminen vähentää virheitä, nopeuttaa toimintaa ja säästää resursseja.
• Toiminta muuttuu läpinäkyväksi ja helpommin johdettavaksi.

4. Riskien ja mahdollisuuksien hallinta

Auditoinnissa tarkastellaan mm.:

• Onko organisaatio tunnistanut ja hallinnut riskejä vaatimusten mukaisesti?
• Onko organisaatio hyödyntänyt kaikki mahdollisuudet?

Hyöty asiakkaalle:

• Yllätyksiä tulee vähemmän, koska riskit on ennakoitu.
• Johto saa selkeän kuvan siitä, mitkä riskit uhkaavat strategian toteutumista.
• Samalla löytyy uusia mahdollisuuksia esimerkiksi palvelujen kehittämiseen, innovointiin ja kasvuun.

5. Resurssit ja osaaminen

Auditoinnissa tarkastellaan mm.:

• Onko organisaatio tunnistanut ja varmistanut henkilöstön pätevyyden ja osaamisen suhteessa organisaation strategiaan?
• Kuinka organisaatio on varmistanut, että työvälineet, laitteet ja infrastruktuuri tukevat vaatimusten mukaista toimintaa?
• Henkilöstön osaaminen, koulutus, työvälineet, laitteet ja infrastruktuuri.

Hyöty asiakkaalle:

• Henkilöstö on motivoituneempaa, kun sen osaamista arvostetaan ja kehitetään tavoitteellisesti.
• Rekrytointi ja perehdytys helpottuvat, kun osaamistarpeet on tunnistettu selkeästi.
• Organisaatio saa varmuuden, että sillä on riittävät resurssit tavoitteidensa saavuttamiseen.

6. Toiminnan toteutus

Auditoinnissa tarkastellaan mm.:

• Miten palvelut suunnitellaan, tuotetaan ja varmistetaan ennen varsinaisen asiakas- tai potilastyön toteuttamista?

Hyöty asiakkaalle:

• Toiminnan laatu sekä asiakas -ja potilasturvallisuus pystytään varmistamaan paremmin
• Asiakkaat saavat sen, mitä on luvattu – ajallaan ja laadukkaasti.
• Tämä lisää asiakastyytyväisyyttä ja vahvistaa organisaation luotettavuutta ja kilpailukykyä.

7. Toiminnan seuranta ja jatkuva parantaminen

Auditoinnissa tarkastellaan mm.:

• Toteutuvatko sovitut toiminnan seurannan menettelyt, sisäiset auditoinnit ja parannustoimenpiteet suhteessa tavoitteisiin?

Hyöty asiakkaalle:

• Organisaatio saa selkeän kuvan siitä, minkä asioiden suhteen seuranta on vaatimusten mukaista ja missä kohtaa toiminnan tunnuslukujen seuranta ei ole sovittujen toimintatapojen mukaista.
• Jatkuva parantaminen ei ole sattumanvaraista, vaan osa suunnitelmallista johtamista ja toiminnan kehittämistä
• Auditoinnin tulokset tukevat päätöksentekoa ja auttavat seuraamaan strategian toteutumista.

Konkreettiset hyödyt Sertiqon asiakkaalle

Kun Sertiqo toteuttaa ISO 9001 -auditoinnin, asiakas saa tietoa:

• Organisaation nykytilasta: missä onnistutaan ja mitä pitää kehittää? Kuinka organisaation strategia on onnistuttu jalkauttamaan osaksi arjen työtä?
• Prosessien toimivuudesta – onko prosessit määritelty riittävällä tarkkuudella? Toimiiko henkilöstö dokumentoitujen prosessikuvausten mukaisesti?
• Asiakaskeskeisyyden toteutumisesta – kuinka asiakaskeskeisyys aidosti varmistetaan? Ovatko keinot asiakaskeskeisyyden varmistamiseen riittävät?
• Riskienhallinnan työkalujen toteutumisesta – kuinka riskejä arvioidaan ja hallitaan? Hyödynnetäänkö todettuja riskejä toiminnan suunnittelussa, arvioimisessa ja kehittämisessä?
• Henkilöstön pätevyyksien ja osaamisen riittävyydestä – kuinka organisaatio onnistuu henkilöstön pätevyyksien ja osaamisen varmistamisessa?
• Erilaisten mittari- ja seurantatietojen hyödyntämisestä - kuinka organisaatiossa osataan hyödyntää erilaista saatavilla olevaa mittaritietoa? Onko johtaminen vastuutettua ja toimiiko johtamisjärjestelmä tehokkaasti?