Sertifioinnin vaiheet

ISO-sertifiointi voi tuntua monimutkaiselta, mutta Sertiqon kanssa prosessi etenee selkeästi ja ennakoitavasti. Näin se etenee käytännössä:

1. Yhteydenotto

Prosessi alkaa siitä, että otatte meihin yhteyttä. Käymme yhdessä läpi teidän tarpeenne, tavoitteet ja teidän toimintaanne soveltuvan standardin. 

Voitte ottaa meihin yhteyttä teille sopivalla tavalla:

• Puhelimitse – yksi meistä kolmesta asiantuntijasta on aina arkisin tavoitettavissa
• Sähköpostilla – vastaamme viimeistään seuraavana työpäivänä

Pidämme myös mielellämme kanssanne noin 0,5 – 1,0 tunnin mittaisen teams-palaverin. Tällöin voimme kertoa teille tarkemmin sertifioinnin menettelyistä ja näin teillä on mahdollisuus tuoda esille myös teidän mieltä askarruttavia asioita.

2. Tarjous

Pyydämme teiltä tässä vaiheessa lisätietoja toiminnastanne, jotta voimme ymmärtää teidän tilanteenne ja tarpeenne mahdollisimman hyvin. Näin voimme myös varmistaa, että meidän osaamisemme vastaa juuri teidän palveluidenne sertifioinnin vaatimuksia.

Toimittamienne tietojen pohjalta laadimme teille noin viiden (5) työpäivän kuluessa kirjallisen tarjouksen, joka on selkeä, räätälöity ja vastaa juuri teidän organisaationne toimintaa. Voitte pyytää myös suoraan tarjousta täyttämällä oheisen lomakkeen tiedot.

Tarjous toimii teille helppona työkaluna päätöksenteossa: siitä näette täsmällisesti, mitä sertifiointi sisältää, millä aikataululla se etenee ja millaisin ehdoin se toteutetaan

2. Sopimus

Laadimme kirjallisen sopimuksen, jossa määritellään sertifioinnin kohde, laajuus, aikataulu ja kustannukset. Näin varmistamme, että kaikilla osapuolilla on selkeä ja yhteinen käsitys siitä, mitä on tulossa.

Sopimus tuo prosessiin ennakoitavuutta ja luotettavuutta – tiedätte tarkalleen, miten etenemme ja millä ehdoilla.

3. Ennakkoarviointi (vapaaehtoinen vaihe)

Halutessanne voimme toteuttaa ennakkoarvioinnin ennen varsinaista auditointia. Sen avulla saatte selkeän kuvan järjestelmän nykytilasta ja voitte tunnistaa mahdolliset kehityskohteet hyvissä ajoin.

Tämä antaa mahdollisuuden tehdä tarvittavat parannukset rauhassa, mikä vähentää kiirettä ja voi pienentää riskiä siitä, että varsinaisessa auditoinnissa tulisi esille paljon korjaamista vaativia asioita tai lisävaatimuksia.

Ennakkoarviointi toimii samalla hyvänä harjoituksena henkilöstölle – se antaa tuntumaa auditointitilanteeseen ja selkeyttää, mitä tulevassa arvioinnissa odotetaan. Ennakkoarviointi voidaan toteuttaa sopimuksen mukaisesti joko paikan päällä tai etänä (teamsin kautta).

Ennakkoarvioinnista toimitetaan teille kirjallinen raportti, johon on kuvattu parantamista vaativat asiat sekä organisaatiossa jo kunnossa olevat asiat. 

4. Sertifiointiauditointi – vaihe 1 (pakollinen vaihe)

Tätä vaihetta kutsutaan usein myös esiauditoinniksi. Tässä ensimmäisessä vaiheessa tarkastelemme ensisijaisesti organisaation dokumentaatiota ja varmistamme, että johtamis –ja laatujärjestelmän perusrakenne täyttää standardin vaatimukset.

Tämä auditoinnin 1. vaihe voidaan toteuttaa joko paikan päällä tai etäyhteyden (teams) kautta.

Tavoitteena on arvioida valmius varsinaiseen sertifiointiauditointiin ja tunnistaa mahdolliset puutteet jo tässä vaiheessa. Asiakkaalle tämä tuo selkeän tilannekuvan ja mahdollisuuden tehdä tarvittavat täsmennykset ajoissa.

Tämän auditoinnin jälkeen saatte käyttöönne kirjallisen auditointiraportin, johon on kuvattu toimenpiteitä vaativat seikat. Nämä asiat teidän on hyvä saattaa kuntoon ennen 2. vaiheen auditointia.

5. Sertifiointiarviointi – vaihe 2 (pakollinen vaihe)

Toisessa vaiheessa toteutetaan varsinainen sertifiointiauditointi. Tässä vaiheessa auditoija arvioi organisaation käytännön toimintaa, prosesseja ja järjestelmän toimivuutta suhteessa standardin vaatimuksiin.

Tämä auditointi tehdään yleensä paikan päällä, ja sen tavoitteena on varmistaa, että käytännön työ vastaa dokumentoituja toimintamalleja.

Asiakkaalle tämä tarjoaa arvokasta palautetta koko organisaation toiminnasta: arvioinnin aikana tunnistetaan mahdolliset poikkeamat sekä vahvuudet ja parantamismahdollisuudet.

Auditoinnista toimitetaan teille kirjallinen raportti, johon on kuvattu johtamisjärjestelmänne toimivuutta sekä edellä mainitut poikkeamat, vahvuudet ja parantamismahdollisuudet. Poikkeamien korjaamiselle saatte yleensä noin kolme (3) kuukautta aikaa, jonka jälkeen auditoija vielä hyväksyy poikkeamien korjaamisen.

6. Sertifikaatin myöntäminen

Kun vaatimustenmukaisuus on osoitettu eli kun auditointiprosessissa on todettu, että organisaation toiminta täyttää standardin vaatimukset, Sertiqo myöntää organisaatiolle sertifikaatin.

Sertifikaatti on voimassa kolme vuotta, ja se toimii luotettavana todisteena siitä, että organisaation toiminta täyttää kansainvälisen standardin vaatimukset.

Asiakkaalle tämä merkitsee konkreettista kilpailuetua muihin alan toimijoihin nähden: sertifikaatti vahvistaa uskottavuutta asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden, rahoittajien ja viranomaisten silmissä. Se myös viestii henkilöstölle, että organisaatio on sitoutunut laatuun ja jatkuvaan parantamiseen.

8. Seuranta-arviointi (pakollinen vaihe)

Sertifikaatin voimassaolon aikana Sertiqo toteuttaa vuosittaiset seuranta-arvioinnit. Niiden avulla varmistetaan, että johtamis –ja laatujärjestelmä toimii jatkuvasti ja että kehittäminen etenee suunnitelmallisesti ja systemaattisesti eteenpäin.

Asiakkaalle tämä tuo säännöllistä ja puolueetonta palautetta toiminnasta sekä mahdollisuuden tunnistaa uusia vahvuuksia ja kehityskohteita. Näin myös varmistetaan, että sertifikaatti ei jää vain “leimaksi”, vaan tukee arjen toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista. Myös seuranta-auditoinneista saatte käyttöönne kirjallisen auditointiraportin.

9. Uudelleensertifiointi (pakollinen vaihe)

Kolmen vuoden välein toteutetaan laajempi ja kattavampi uudelleensertifiointiauditointi. Sen yhteydessä arvioidaan koko johtamis –ja laatujärjestelmän toimivuus ja varmistetaan, että se täyttää edelleen standardin vaatimukset ja tukee organisaation strategiaa.

Kun uudelleensertifiointi on toteutettu vaatimusten mukaisesti, sertifikaatti uusitaan seuraavaksi kolmivuotiskaudeksi.

Asiakkaalle tämä merkitsee jatkuvuutta ja pitkäjänteisyyttä: johtamis –ja laatujärjestelmä pysyy elinvoimaisena ja tukee organisaation kehitystä myös tulevaisuudessa.

Uudelleensertifiointiauditointiauditoinnista toimitetaan teille kirjallinen auditointiraportti aivan kuten edellisistäkin auditoinneista.

Sertiqon lupaus

Meidän tehtävämme on varmistaa, että sertifiointiprosessi on sujuva ja hyödyllinen. Saatte selkeän etenemissuunnitelman, asiantuntevan tuen ja lopputuloksen, joka tuo uskottavuutta ja kilpailuetua.

• Joskus sertifioinnin aikana tarvitaan ylimääräinen auditointi, esimerkiksi organisaation muutosten, asiakaspalautteen tai korjaavien toimenpiteiden varmentamisen vuoksi.
• Erityisauditointi varmistaa, että laatujärjestelmä täyttää standardin vaatimukset myös muutostilanteissa.
• Erityisauditoinnit voidaan toteuttaa normaalia lyhyemmällä varoajalla

• Sertifikaatin voimassaolo edellyttää, että organisaatio täyttää jatkuvasti standardin vaatimukset. Jos näin ei ole, Sertiqolla on velvollisuus turvata sertifioinnin luotettavuus. Tämä voi tarkoittaa sertifikaatin väliaikaista keskeytystä, pysyvää peruuttamista tai sen laajuuden supistamista.
• Tällaisia tilanteita voivat olla esimerkiksi vakavat poikkeamat, korjaavien toimenpiteiden toimittamatta jättäminen, sertifiointimaksujen laiminlyönti, auditointien toistuva siirtäminen tai asiakkaan oma pyyntö supistaa tai peruuttaa sertifiointi.
• Asiakkaille kerrotaan kaikista päätöksistä aina kirjallisesti ja perustellusti. Päätöksessä selvennetään syyt, aikataulut ja asiakkaan mahdollisuudet reagoida asiaan tai hakea muutosta. Väliaikaisessa keskeytyksessä sertifikaatti voidaan palauttaa heti, kun vaatimukset on täytetty, ja laajuuden supistamisen yhteydessä asiakas saa uuden päivitetyn sertifikaatin.
• Sertiqon ensisijainen tavoite on aina auttaa asiakasta säilyttämään sertifikaatti. Peruuttaminen tai supistaminen on viimeinen vaihtoehto, jos muita ratkaisuja ei ole

• Jos ette ole tyytyväisiä Sertiqon tekemään päätökseen tai auditointiraportin sisältöön, teillä on oikeus hakea muutosta. Muutoshakemus voi koskea esimerkiksi sertifikaatin supistamista, väliaikaista tai pysyvää peruuttamista tai auditointiraportin sisältöä, jos koette siinä olevan virheitä.
• Hakemus toimitetaan kirjallisesti (esimerkiksi sähköpostitse), ja Sertiqo vahvistaa aina sen vastaanoton. Käsittely on oikeudenmukaista, puolueetonta ja riippumatonta – päätöksen tekee aina henkilö, joka ei ole ollut mukana alkuperäisessä auditoinnissa tai päätöksenteossa.
• Pidämme teidät ajan tasalla käsittelyn etenemisestä koko prosessin ajan, ja lopullinen päätös toimitetaan kirjallisena selkeine perusteluineen. Näin varmistamme, että muutoshakemuksenne käsitellään avoimesti ja kunnioittavasti.

Sertifikaatti on osoitus siitä, että organisaatio täyttää sovitun standardin vaatimukset ja toimii laadukkaasti ja luotettavasti. Jotta sertifikaatin käyttö olisi aina selkeää ja vastuullista, sen käyttöön liittyy seuraavat periaatteet.

Yleiset periaatteet

• Sertifikaattia saa käyttää vain sen organisaation nimissä, jolle se on myönnetty.
• Käyttö on sallittua vain niissä toiminnoissa ja toimipisteissä, jotka kuuluvat sertifioinnin laajuuteen.
• Sertifikaattia on aina käytettävä oikein ja totuudenmukaisesti – sitä ei saa esittää harhaanjohtavasti.

Esilläolo ja viestintä

• Sertifikaatin voi asettaa näkyville toimitiloissa.
• Sitä voidaan käyttää myös viestinnässä ja markkinoinnissa, kuten verkkosivuilla, esitteissä, tarjouksissa ja sopimuksissa.
• Sertifikaatti koskee aina organisaation johtamisjärjestelmää, ei yksittäisiä tuotteita tai palveluja.

Logojen käyttö

• Sertiqon logoa saa käyttää vain erillisellä luvalla ja annettujen ohjeiden mukaisesti.
• Akkreditointielimen logoa saa käyttää vain, jos siihen on erillinen kirjallinen lupa.

Käytön rajoitukset

• Sertifikaattia ei saa käyttää, jos sen voimassaolo on keskeytetty, peruttu tai päättynyt.
• Jos sertifikaatin laajuutta supistetaan, sitä saa käyttää vain uudessa laajuudessa.
• Virheellinen käyttö voi johtaa siihen, että Sertiqo vaatii käytön lopettamista tai vakavissa tapauksissa peruuttaa sertifikaatin.